Opplever du prosessen med krav og forberedelser før årsmøte og generalforsamling som stressende og uoversiktlig? Da har vi noen gode råd til deg.
Innhold
- Planlegg prosessen i god tid sammen med NORIAN
- Styret avgjør hvordan møtet skal gjennomføres
- Send tidlig ut forhåndsvarsel med frist for innmelding av saker
- Sett av tid til styrebehandling av det som skal behandles på møtet
- En god innkalling er avgjørende for møtets gjennomføring og vedtak
- Verdien av veiledning og bistand fra NORIAN
1. PLANLEGG PROSESSEN I GOD TID SAMMEN MED NORIAN
Eierseksjonsloven § 41 og borettslagsloven § 7-4 (1) fastslår at henholdsvis ordinært årsmøte og generalforsamling skal avholdes hvert år innen utgangen av juni måned. De fleste sameier og boligselskaper gjennomfører ordinært årsmøte eller generalforsamlingen i perioden mars til mai.
En aktiv og serviceinnstilt forretningsfører planlegger prosessen med årsmøte og generalforsamling i god tid før møtet. Å bistå styret i denne perioden er en av de viktigste oppgavene til forretningsfører.
NORIAN har lang erfaring med planlegging og gjennomføring av denne prosessen. Vi legger til rette for at alt skal være så enkelt og effektivt som mulig for styret. Vi utarbeider oversikter over hele prosessen, avklarer frister og kommer med forslag til tentativ møtedato.
I korte trekk har prosessen følgende fremdrift:
- NORIAN sender informasjon til styret om prosessen og tentativ møtedato (januar)
- NORIAN sender forhåndsvarsel om møtet og frist om innmelding av saker (februar)
- NORIAN utarbeider årsregnskapet og håndterer kommunikasjon med revisor
- Styret signerer årsregnskap og fullstendighetserklæring
- Norian utformer utkast til innkalling med alle vedlegg
- Norian sender innkallingen til alle eierne i tråd med lovbestemte frister
I det videre skal vi gå nærmere inn på ulike stegene i prosessen med planlegging frem til årsmøte og generalforsamling. Med vår veiledning og erfaring er styret og boligselskapet i trygge hender.
2. Styret avgjør hvordan møtet skal gjennomføres
Det følger av eierseksjonsloven § 41 og borettslagsloven § 7-4 (4) at styret beslutter hvordan henholdsvis årsmøte og generalforsamling skal gjennomføres. Bestemmelsen trådte i kraft 1. april 2021 som følge av utfordringene med fysiske møter under koronarestriksjonene. Det er imidlertid ikke noe vilkår at det må være en spesiell situasjon eller forhold som begrenser muligheten til å avholde fysiske møter. Styret kan uavhengig av slike forhold avgjøre at årsmøtet eller generalforsamlingen skal avholdes på en annen måte en fysisk.
Dersom årsmøtet eller generalforsamlingen ikke gjennomføres som fysisk møte, må imidlertid styret sørge for en forsvarlig gjennomføring og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til årsmøte og generalforsamling er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å bekrefte deltakernes identitet.
I praksis er det forretningsfører som tilrettelegger for og bidrar til gjennomføringen av årsmøte og generalforsamling. NORIAN har utarbeidet flere ulike metoder for gjennomføring av årsmøte og generalforsamling, som alle oppfyller lovkravene til gjennomføring av møtene.
Vi opplever at flere av våre kunder velger å gjennomføre årsmøte og generalforsamling på en annen måte enn fysisk. Generelt ser man en tendens at det er flere som deltar dersom møtet avholdes digitalt og eller ved skriftlig avstemming. Dersom det kun skal behandles enkle saker som godkjenning av årsregnskap og valg av styre, er det normalt helt uproblematisk med en digital og eller skriftlig behandling. Ved behandling av mer komplekse og prinsipielle saker, som kanskje også medfører en åpen debatt under møtet, er det kanskje mer hensiktsmessig å velge en mer tradisjonell fysisk møteform. Det er imidlertid styret, gjerne i samråd med forretningsfører, som avgjør hvordan møtet skal gjennomføres.
Vær imidlertid oppmerksom på at årsmøtet eller generalforsamlingen skal gjennomføres som et fysisk møte dersom minst to eiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene, krever det. Styret kan sette en frist for når et krav om fysisk møte kan settes frem. Fristen kan tidligst løpe fra eierne har blitt informert om hvilke saker årsmøtet skal behandle, og må være så lang at eierne får rimelig tid til å vurdere om de skal fremme krav om fysisk møte. NORIAN informerer om denne muligheten både i forhåndsvarsel og i senere innkalling til møtet, og blir enig med styret om en siste frist for å fremsette krav om fysisk møte.
3. SEND TIDLIG UT Forhåndsvarsel MED frist for innmelding av saker
Det følger av eierseksjonsloven § 41 og borettslagsloven § 7-4 (1) at styret på forhånd av ordinært årsmøte og generalforsamling skal varsle eierne om planlagt tidspunkt for møtet og om siste frist for å innlevere saker som ønskes behandlet på møtet.
Fristen for innmelding av saker må settes slik at styret faktisk rekker å behandle sakene og få disse inn i innkallingen til møtet. Styret bør ha tid til å behandle innkomne saker på minimum ett styremøte.
Enkelte saker vil også kunne være av en slik art eller omfang at styret ønsker eller har behov for bistand fra forretningsfører. For å sikre en ryddig saksbehandling og forberedelse, bør derfor fristen settes i god tid før innkallingen til møtet må sendes eierne.
I tillegg til å tydelig fastslå fristen for innmelding av saker, bør forhåndsvarselet også stille visse krav eller retningslinjer for hvordan en sak skal meldes inn, herunder slikt som:
- Forslagsstillers navn og leilighets-, seksjons-, aksje- eller andelsnummer
- Et formulert krav om at saken skal behandles på årsmøtet/generalforsamlingen
- Forslagsstillers fremstilling av saken
- Forslagsstillers konkrete forslag til vedtak
Når et forslag er fremsatt innen fristen i forhåndsvarselet, skal forslaget tas med i innkallingen til møtet, jf. eierseksjonsloven § 43 femte ledd og borettslagsloven § 7-7 (2). Forslagsretten kan ikke begrenses i vedtektene.
I innkallingen bør forslagsstillers saksfremstilling og forslag til vedtak nøytralt gjengis akkurat slik dette er fremmet. Styret har imidlertid rett til å ta inn sin egen saksfremstilling og forslag til vedtak dersom de er uenige med forslagsstiller eller ser behov for å tilføye noe eller oppklare eventuelle misforståelser.
Styret kan også ha en dialog med forslagsstiller rundt om og behovet for at saken skal behandles på et årsmøte eller generalforsamling. Det kan tenkes at forslagsstiller er villig til å trekke saken dersom man blir enige med styret om at styret selv skal følge opp saken eller at saken må utredes bedre før den legges frem.
4. SETT AV TID TIL Styrebehandling av det som skal behandles på møtet
I forkant av årsmøtet eller generalforsamlingen, vil styret motta en rekke dokumenter som inngår som en del av innkallingen. Dette er følgende dokumenter:
- Årsregnskap og fullstendighetserklæring som styret må signere
- Utkast til styrets årsrapport
- Utkast til innkalling med saksliste
- Skjema for utbetaling av eventuelt styrehonorar
Styret mottar på et tidlig tidspunkt et utkast til innkalling fra oss i NORIAN, og vi kan også bistå styret med behandlingen av eventuelle saker som er innmeldt av eierne eller saker som styret selv ønsker å fremme på møtet.
For styret vil gjennomgangen av de ovennevnte dokumentene for det meste dreie seg om fomaliteter, da dokumentene allerede er ferdig utarbeidet av NORIAN. For å sikre en effektiv og ryddig prosess, er det hensiktsmessig å behandle alle dokumentene samlet, herunder at signerte dokumenter og styrets årsrapport oversendes NORIAN snarest mulig. Videre at det gis tilbakemelding slik at innkallingen kan ferdigstilles.
Det er også hensiktsmessig å fylle ut og oversende skjema for utbetaling av styrehonorar allerede før møtet er gjennomført, da styret uansett kan vedta en prosentvis fordeling av det honoraret som normalt vil bli vedtatt på årsmøtet eller generalforsamlingen.
Dersom styret behandler alle disse oppgavene og dokumentene på et tidlig tidspunkt, er det ikke mer styret trenger å bekymre seg for eller følge opp før møtet. Resten av prosessen tar vi i NORIAN oss av.
5. en god Innkalling er avgjørende for møtets gjennomføring og vedtak
Den viktigste delen av forberedelsen til årsmøte eller generalforsamling ligger i arbeidet med innkallingen. Sagt på en annen måte - en ryddig og gjennomtenkt innkalling legger det beste utgangspunktet for et godt møte og gode avgjørelser.
Her gjelder det å bruke kompetansen og erfaring til oss i NORIAN for det den er verdt. Med vår veiledning og bistand blir prosessen med å utforme innkallingen både profesjonell og effektiv.
Det er viktig å fremstille en sak på en slik måte at samtlige eiere forstår utgangspunktet og konteksten for det forslaget som fremmes. Dersom styret for eksempel fremmer en sak om et større vedlikeholdsprosjekt eller lignende, så er det helt avgjørende å få eierne til å forstå at vedtaket er helt nødvendig.
Et godt forslag til vedtak er også en viktig del av innkallingen. Under et fysisk møte vil forslagsstiller kunne gi en nærmere muntlig redegjørelse for saken og gjøre visse endringer på forslaget til vedtak, men man bør ta sikte på at innholdet i innkallingen skal være godt nok både for sakens innhold og det vedtak som fremmes.
Forslaget til vedtak bør sikre en effektiv løsning på utfordringen eller problemet. Styret er valgt til å drifte boligselskapet, og som regel vil det være mest hensiktsmessig at årsmøtet eller generalforsamlingen gir styret fullmakt til å følge opp en sak videre innenfor visse rammer. For eksempel at årsmøtet fatter et prinsippvedtak om at en seksjonseier skal kunne få kjøpe deler av fellesareal i sameiet til noen gitte vilkår, og at årsmøtet samtidig gir styret fullmakt til å inngå en formell utbyggingskontrakt med seksjonseier der de prinsipielle vilkårene og øvrige detaljer er regulert.
Et annet eksempel er at generalforsamlingen i et borettslag vedtar et stort vedlikeholdsprosjekt med en estimert ramme, men overlater til styret å forhandle videre med aktuelle entreprenører. I tillegg kan det være en fordel at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å sikre tilstrekkelig finansiering av prosjektet, enten gjennom låneopptak eller ekstraordinær innbetaling fra eierne. Finansieringsmetoden kan være av prinsipiell betydning for mange eiere, og valget av løsning bør ofte legges frem til avstemming på generalforsamlingen.
Kort oppsummert bør man tenke på følgende i forbindelse med utarbeidelse av innkallingen:
- Påse at alle faste punkter for ordinært møte er tatt med (dette ordner forretningsfører)
- Innmeldte saker skal inn i innkallingen med mindre forslagsstiller trekker saken (skriftlig)
- Styret kan med fordel gi sin egen innstilling til alle innmeldte saker fra eierne
- Styret må lage en skikkelig saksfremstilling som tydelig viser bakgrunnen for deres forslag
- Forslag til vedtak må innebære en effektiv løsning og tilstrekkelig handlingsrom for styret
Det følger av eierseksjonsloven § 43 første ledd og borettslagsloven § 7-6 (1) at styret innkaller til årsmøtet med et varsel som skal være på minst åtte og høyst tjue dager.
For å unngå spørsmål rundt om innkallingen til møtet har vært lovlig, så bør man ha som en fast regel at man sender ut innkallingen slik at eierne har denne i hende senest åtte dager før møtet. Ved utsending via epost er dette sjelden en utfordring.
Trykk her for å se et eksempel på en ryddig utformet innkalling
6. Verdien av Aktiv veiledning og bistand fra NORIAN
Vi i NORIAN Eiendomsforvaltning ønsker å være en kunderettet og offensiv forretningsfører som aktivt veileder og hjelper våre kunder med å planlegge og gjennomføre styrearbeidet på en god måte. Både NORIAN Styreguide og våre øvrige rutiner bygger på en slik holdning.
Med vår bistand skal styret spare tid og oppleve kontroll over styrearbeidet. Sammen med styret skal vi sikre høy kvalitet og ivareta fellesskapets interesser på best mulig måte.
Husk at vi alltid er der for dere. Vi vil aktivt veilede og bistå, og vi er klare til å hjelpe dere med alle utfordringene dere måtte ha med styrearbeidet eller driften av boligselskapet deres.
Ikke nøl med å ta kontakt med oss dersom noe er uklart eller dere har spørsmål om planlegging av årsmøte og generalforsamling eller andre deler av styrearbeidet.
