Årshjulet for styrearbeid

Få oversikt over styrets ansvar og oppgaver, tips om hvordan styret kan arbeide effektivt og en gjennomgang av fordelene med styreportalen og den bistand som NORIAN tilbyr.

Innhold

1. Styrets ansvar
2. Faste løpende oppgaver
3. Faste årlige oppgaver
4. Slik jobber styret effektivt
5. NORIAN Styreportal forenkler styrets hverdag
6. Aktiv veiledning og bistand fra NORIAN

1. styrets ansvar

Styret er valgt av beboerne til å lede boligselskapet. På mange måter er det å lede et boligselskap det samme som å lede en bedrift. Styret i et sameie eller borettslag er ansvarlig for å passe på økonomien, ivareta selskapets bygningsmasse og eiendeler, følge opp eventuelle ansatte eller leverandører, samt utføre en rekke andre formelle oppgaver som styret er pålagt etter lovgivningen.

Eierseksjonsloven § 57 og borettslagsloven § 8-8 fastslår følgende om styrets ansvar og oppgaver:

«Styret skal sørge for vedlikehold og drift av eiendommen og ellers sørge for forvaltningen av sameiets anliggender i samsvar med lov, vedtekter og beslutninger på årsmøtet.»

Styrets ansvar kan virke både skremmende og uoversiktlig. Mange opplever nettopp at uoversiktligheten og usikkerheten rundt ansvaret og oppgavene er problemet. Det er ikke nødvendigvis slik at alle oppgavene styret skal utføre er svært komplekse eller krever inngående fagkompetanse. Med oversikt over de løpende oppgavene kommer gjerne roen og kontrollen i rollen som styreleder eller styremedlem.

Det er mulig å skissere opp i korte trekk hva det vil si å styre et boligselskap. Vi i NORIAN Eiendomsforvaltning har valgt å kalle det årshjulet for styrearbeid.

Årshjulet for styrearbeid kan grovt deles inn i tre ulike deler:

1. Faste løpende oppgaver
2. Faste årlige oppgaver
3. Uforutsette oppgaver

2. faste løpende oppgaver

Styrets faste løpende oppgaver vil kunne variere ut fra størrelsen og utfordringene til boligselskapet. Med en forretningsfører som ivaretar flere av de løpende oppgavene og avlaster styret, vil vanligvis styrets faste løpende eller månedlige oppgaver være begrenset til å:

• Innkalle til og avholde styremøter
• Godkjenne boligselskapets fakturaer før forretningsfører betaler disse
• Vedlikehold av bygningsmasse og fellesarealer
• HMS i boligselskapet

En av styrets viktigste oppgaver er å innkalle til og avholde styremøter der man fatter formelle vedtak og beslutninger rundt driften og andre løpende forhold i boligselskapet. Møtefrekvensen i et boligselskap eller sameie vil kunne variere, men det er hensiktsmessig å legge en fast møteplan. En møtefrekvens med et fast styremøte i måneden eller annenhver måned er en god løsning for å sikre at saker blir fulgt opp og avsluttet.

Tips og råd til effektive styremøter kommer som et eget tema i NORIAN Styreguide, men enn så lenge kan dere se nærmere på løsningen i Styreportalen for innkalling og gjennomføring av styremøter.

NORIAN håndterer de aller fleste oppgavene knyttet til økonomien i boligselskapet, som innkreving av felleskostnader fra eierne og betaling av faktura fra boligselskapets leverandører. I hovedsak har styret kun én fast løpende oppgave med å godkjenne mottatte fakturaer fra boligselskapets leverandører. Slik godkjenning gjøres enkelt gjennom bruk av NORIAN sitt elektroniske fakturagodkjenningssystem kalt Flow.

Vedlikehold av bygningsmassen og HMS-arbeid i boligselskapet er to oppgaver som må følges opp løpende. Dette ansvaret er omfattende og kan kreve mye egeninnsats fra styret. Vi anbefaler derfor alltid våre kunder å søke bistand eller sette bort ansvaret for å avklaring og oppfølging av disse oppgavene.

Tilstandsvurdering av bygningsmassen, langsiktige vedlikeholdsplaner og profesjonell bistand i forbindelse med vedlikeholdsprosjekter, samt serviceavtaler og effektive systemer for oppfølging av HMS-arbeidet letter byrden og sørger for at styret har kontroll på sine ansvarsoppgaver.

Både vedlikehold i boligselskapet og oppfølging av styrets ansvar for HMS kommer som egne artikler i NORIAN Styreguide utover året. I mellomtiden kan dere sjekke ut gode tilbud fra Bygghuset AS på tilstandsvurdering, vedlikeholdsplan og prosjektbistand.

Se tilbud fra Bygghuset AS på tilstandsvurdering, vedlikeholdsplan og prosjektbistand

3. faste årlige oppgaver

I tillegg til de faste løpende oppgavene for styret, er det enkelte faste oppgaver som skal følges opp i visse perioder av året. I hovedsak er det snakk om følgende oppgaver:

• Forberede og gjennomføre ordinært årsmøte/generalforsamling
• Vedta budsjett for boligselskapet for kommende driftsår

Ordinært årsmøte eller generalforsamling skal etter lovgivningen gjennomføres innen utgangen av juni måned hvert år, og er den største årlige formelle begivenheten i et sameie eller boligselskap. Det er flere formaliteter og prosesser forbundet med det ordinære årsmøtet, som både varsel om det kommende møtet og frist for innmelding av saker, utarbeidelse og revisjon av årsregnskapet for foregående år, utarbeidelse av formell innkalling og korrekt gjennomføring av selve møtet.

NORIAN har en viktig rolle her, og bistår styret i stor grad med å utarbeide alle nødvendige dokumenter og sikre overholdelse av gjeldende frister. Med vår hjelp vil både forberedelse og gjennomføring av ordinært årsmøte eller generalforsamling kunne skje på en effektiv og ryddig måte.

Nærmere tips og råd til forberedelse og gjennomføring av årsmøte og generalforsamling kommer i neste artikkel av NORIAN Styreguide allerede i februar.

Den andre faste store oppgaven for styret i løpet av året er å vedta et budsjett for boligselskapets økonomi i det kommende året. Planlegging av økonomien, og kanskje særlig vurdere om boligselskapet har tilstrekkelig inntekter til å dekke kostnadene, er en svært viktig oppgave. Dersom de månedlige felleskostnadene i sameiet eller borettslaget er for lave, står styret i fare for at det ikke er penger på driftskontoen for å dekke løpende kostnader. Med et forsvarlig driftsbudsjett og en ryddig økonomistyring ungår styret en slik uheldig situasjon.

NORIAN utarbeider heldigvis utkast til budsjett for samtlige av våre kunder uten ekstra kostnad og tilbyr også muligheten til å gjennomføre et eget budsjettmøte med styret.

Som en del av arbeidet med budsjettet, bistår NORIAN også med reforhandling av leverandøravtaler og vilkår med sikte på å kunne bidra til kostnadsbesparelser for deres boligselskap.

4. slik jobber styret effektivt

Uten en systematisk tilnærming til styrets oppgaver og ansvar, kan en strøm av henvendelser og en lang liste over ventende oppgaver føre til en uoversiktlig og slitsom hverdag. Det finnes imidlertid metoder og verktøy for å lette arbeidsbyrden og få gjennomført oppgavene på en effektiv måte.

Oppgavene er mange; vedlikehold av bygningsmassen, besvare henvendelser fra beboerne, følge opp ulike leverandører, ha kontroll på HMS i boligselskapet eller forberede og gjennomføre årsmøte eller generalforsamling.

De viktigste metodene for å sikre effektivt styrearbeid kan oppsummeres slik:

• Styrearbeidet foregår i styremøtene og ikke ad hoc over telefon eller epost
• Jobb sammen og ta beslutninger som ett styre
• Fordel oppgaver på alle styremedlemmene
• Benytt dere av forretningsførers kompetanse og tjenester

Det er flere oppgaver som kan fordeles internt i styret:

• Håndtere styrets epost
• Føre referat/protokoll fra styremøtene
• Oppdatere boligselskapets hjemmeside
• Sett ansvarlige og frister for oppfølging av mindre prosjekter og tiltak

Styreleders viktigste oppgave er å forberede og gjennomføre styremøtene. Det er en stor jobb i seg selv.

Husk at det er et samlet styre som er boligselskapets øverste ledelse – ikke styreleder alene. Benytt dere også av forretningsførers kompetanse og tjenester for å spare tid og sikre en god utførelse.

Se vår hjemmeside for mer informasjon om våre tjenester og tilbud

5. styreportalen forenkler styrets hverdag

NORIAN Styreportal forenkler styrets hverdag ved å samle all informasjon og oppfølging av styrearbeidet på ett sted. I styrerportalen finner du flere ulike verktøy for å følge opp styrearbeidet på en enkel og effektiv måte, som for eksempel:

• Elektronisk fakturagodkjenning
• Styremail for å håndtere korrespondanse med leverandører og beboere
• Økonomioversikt og ulike rapporter
• Løsning for avholdelse av styremøter
• Elektronisk arkivløsning for leverandøravtaler og dokumenter
• Oversikt og kontaktinformasjon til eiere og leietakere

Vi oppfordrer alle våre kunder på det sterkeste å gjøre seg kjent med og begynne å ta i bruk styrerportalen dersom dere ikke allerede gjør dette i dag. Ikke bare har styrerportalen flere gode verktøy som effektiviserer og forenkler styrearbeidet, men den sikrer også at all relevant informasjon og korrespondanse er samlet på samme sted.

Bruk av styreportalen sikrer kontinuitet og en ryddig overlevering fra ett styre til det neste. Da er det lett for det nye styret å fortsette akkurat der det forrige styret avsluttet.

6. aktiv veiledning og bistand

Vi i NORIAN Eiendomsforvaltning ønsker å være en kunderettet og offensiv forretningsfører, som aktivt veileder og hjelper våre kunder med å planlegge og gjennomføre styrearbeidet på en god måte. Både NORIAN Styreguide og våre øvrige rutiner bygger på en slik holdning.

Med vår bistand skal styret spare tid og oppleve kontroll over styrearbeidet. Sammen med styret skal vi sikre høy kvalitet og ivareta fellesskapets interesser på best mulig måte.

Husk at vi alltid er der for dere. Vi vil aktivt veilede og bistå, og vi er klare til å hjelpe dere med alle utfordringene dere måtte ha med styrearbeidet eller driften av boligselskapet deres.