Seks gode råd til gjennomføring av årsmøte og generalforsamling

Ledelse og gjennomføring av årsmøter og generalforsamlinger kan være en krevende oppgave. Her får du fem gode råd til hvordan man kan løse denne oppgaven på effektiv og ryddig måte.

Innhold

1. En god forberedelse er avgjørende for et godt møte
2. Hvordan skal møtet gjennomføres?
3. Hvilke saker skal årsmøtet eller generalforsamlingen behandle?
4. Generelle møte- og stemmeregler
5. Gode råd til en ryddig saksbehandling og gode vedtak
6. Verdien av aktiv veiledning og bistand fra NORIAN

1. En god forberedelse er avgjørende for et godt møte

Eierseksjonsloven § 41 og borettslagsloven § 7-4 (1) fastslår at henholdsvis ordinært årsmøte og generalforsamling skal avholdes hvert år innen utgangen av juni måned.

Ekstraordinært årsmøte eller generalforsamling skal holdes når styret finner det nødvendig, eller når minst to eiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene, krever det og samtidig oppgir hvilke saker de ønsker behandlet, jf. eierseksjonsloven § 42 og borettslagsloven § 7-5.

Planlegging og forberedelser av årsmøte og generalforsamling er avgjørende både for å overholde de lovkrav som gjelder for saksbehandlingen og for å sikre et ryddig og effektivt møte. Forberedelsen er også avgjørende for å sikre gode og gjennomtenkte vedtak, som fungerer etter sin hensikt.

Les mer om Planlegging av årsmøte og generalforsamling

2. Hvordan skal møtet gjennomføres?

Det følger av eierseksjonsloven § 41 og borettslagsloven § 7-4 (4) at styret beslutter hvordan henholdsvis årsmøte og generalforsamling skal gjennomføres. Dette åpner blant annet for at møtet kan avholdes som et digitalt møte og ellervia skriftlig stemmegivning.

Dersom årsmøtet eller generalforsamlingen ikke gjennomføres som fysisk møte, må imidlertid styret sørge for en forsvarlig gjennomføring og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til årsmøte og generalforsamling er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å bekrefte deltakernes identitet.

Vi i NORIAN kan legge til rette for en lovmessig gjennomføring av møtet på flere måter:

• Digitalt formøte med etterfølgende skriftlig avstemming
• Tradisjonelt fysisk møte i egnet lokale (ev. med møteleder fra NORIAN)
• Ren skriftlig avstemming som avholdes over en lengre periode

Vi opplever at flere av våre kunder velger å gjennomføre årsmøte og generalforsamling på en annen måte enn fysisk. Generelt ser man en tendens at det er flere som deltar dersom møtet avholdes digitalt og eller ved skriftlig avstemming.

Dersom det kun skal behandles enkle saker som godkjenning av årsregnskap og valg av styre, er det normalt helt uproblematisk med en digital og eller skriftlig behandling. Ved behandling av mer komplekse og prinsipielle saker, som kanskje også medfører en åpen debatt under møtet, er det kanskje mer hensiktsmessig å velge en mer tradisjonell fysisk møteform. Det er imidlertid styret, gjerne i samråd med forretningsfører, som avgjør hvordan møtet skal gjennomføres.  

3. Hvilke saker skal årsmøtet eller generalforsamlingen behandle?

Årsmøtet skal etter eierseksjonsloven § 44 behandle de sakene som er angitt i innkallingen til møtet. Uten hensyn til om sakene er nevnt i innkallingen, skal det ordinære årsmøtet:

• Behandle styrets eventuelle årsberetning (årsrapport)
• Behandle og eventuelt godkjenne styrets regnskap for foregående kalenderår
• Velge styremedlemmer

Borettslagsloven § 7-8 har i praksis samme innhold, men henviser i stedet til at den ordinære generalforsamlingen skal behandle de saker som loven eller vedtektene fastsetter.

I tillegg til det ovennevnte, har det utviklet seg en vanlig praksis i boligselskaper om hvilke andre punkter som skal tas opp på et årsmøte eller generalforsamling, herunder:

• Konstituering av møtet
• Orientering om styrets budsjett
• Vedtak om eventuelt honorar til styremedlemmene for gjennomført styreperiode

I tillegg til de nevnte standard sakene som fremgår ovenfor, skal årsmøtet eller generalforsamlingen behandle eventuelle saker som er innmeldt av eierne eller av styret selv.

4. generelle møte- og stemmeregler

Alle eiere har rett til å delta på møtet med forslags-, tale-, og stemmerett. Ektefelle, samboer eller et annet medlem av husstanden til eieren har rett til å være til stede og til å uttale seg. En eier kan også møte ved fullmektig. Fullmakten kan når som helst tilbakekalles. Eieren har rett til å ta med en rådgiver til årsmøtet. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom et flertall på årsmøtet tillater det.

Styrelederen leder årsmøtet eller generalforsamlingen med mindre møtet velger en annen møteleder. Møtelederen behøver ikke å være eier i boligselskapet.

Selv om det ikke fremgår direkte av verken eierseksjonsloven eller borettslagsloven, anbefaler vi at man opererer med noen enkle møteregler under årsmøtet, herunder at:

• Alle deltakerne har en høflig og saklig tone med hverandre
• Alle holder seg til de sakene som behandles iht. innkallingen
• Man viser tydelig tegn og snakker kun etter man har fått ordet av møteleder
• Møteleder vil kunne gripe inn for å sikre en effektiv fremdrift i møtet

Ved endringer eller tillegg til det opprinnelige forslaget til vedtak, har møteleder et særskilt ansvar for å lede prosessen på en ryddig måte og bidra til at møtet fatter gjennomtenkte og tydelige vedtak som hindrer senere tvil eller tvist om hva som faktisk ble vedtatt.

Med en møteleder fra forretningsfører NORIAN, er både møtet og boligselskapet i trygge og gode hender. Med en ekstern møteleder fremstår møteledelsen mer objektiv og nøytral, og styret kan dermed fokusere mer på presentasjon av de ulike sakene og styrets standpunkt i disse.

Enkelte saker av mer prinsipiell betydning krever 2/3 flertall for å vedtas av årsmøtet eller generalforsamlingen. Kravet om 2/3 flertall innebærer at 2/3 av de avgitte stemmene på årsmøtet positivt må stemme for forslaget. Blanke stemmer vil derfor i praksis regnes som en stemme mot forslaget.

Det kan også tenkes at det er flere alternative (mer enn to) forslag til vedtak på én eller flere saker. Dersom det fremmes flere alternative forslag til vedtak, er det en generell møteregel at det mest vidtrekkende forslaget skal stemmes over først. For eksempel kan det være spørsmål om sameiet skal foreta en fasaderehabilitering og om det samtidig skal monteres nye balkonger. En mulighet er å dele opp dette i to ulike saker. En annen mulighet er å stemme over forslaget med fasaderahabilitering og balkonger først. Dersom dette forslaget faller, kan forslaget om kun fasaderehabiliteringen stemmes over. På denne måten beveger man seg gjennom de ulike forslagene til ett av forslagene endelig får tilstrekkelig flertall.

5. gode Råd til en ryddig saksbehandling og gode vedtak

Det er viktig å ta seg god nok tid til å fremstille en sak på en skikkelig måte, slik at samtlige eiere forstår utgangspunktet og konteksten for det forslaget som fremmes. Dersom styret for eksempel fremmer en sak om et større vedlikeholdsprosjekt eller lignende, så er det helt avgjørende å få eierne til å forstå at vedtaket er helt nødvendig.

Under et fysisk møte vil forslagsstiller kunne gi en nærmere muntlig redegjørelse for saken og gjøre visse endringer på forslaget til vedtak. Man bør imidlertid ta sikte på at saksfremstillingen og forslaget til vedtak i innkallingen skal være av en slik kvalitet og omfang at denne informasjonen alene skal være godt nok for å opplyse om saken og legge et godt grunnlag for en avgjørelse.

Forslaget til vedtak bør sikre en effektiv løsning på utfordringen eller problemet. Styret er valgt til å drifte boligselskapet, og som regel vil det være mest hensiktsmessig at årsmøtet eller generalforsamlingen gir styret fullmakt til å følge opp en sak videre. For eksempel at årsmøtet fatter et prinsippvedtak om at en seksjonseier skal kunne få kjøpe deler av fellesareal i sameiet til noen gitte prinsipielle vilkår, og at årsmøtet gir styret fullmakt til å inngå en formell utbyggingskontrakt med seksjonseier der de prinsipielle vilkårene og øvrige detaljer er regulert.

Et annet eksempel er at generalforsamlingen i et borettslag vedtar et stort vedlikeholdsprosjekt med en estimert ramme, men overlater til styret å forhandle videre med aktuelle entreprenører. I tillegg kan det være en fordel at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å sikre tilstrekkelig finansiering av prosjektet, enten gjennom låneopptak eller ekstraordinær innbetaling fra eierne. Finansieringsmetoden kan være av prinsipiell betydning for mange eiere, og valget av løsning bør ofte legges frem til avstemming på generalforsamlingen.

6. Verdien av Aktiv veiledning og bistand fra NORIAN

Vi i NORIAN Eiendomsforvaltning ønsker å være en kunderettet og offensiv forretningsfører, som aktivt veileder og hjelper våre kunder med å planlegge og gjennomføre styrearbeidet på en god måte. Både NORIAN Styreguide og våre øvrige rutiner bygger på en slik holdning.

Med vår bistand skal styret spare tid og oppleve kontroll over styrearbeidet. Sammen med styret skal vi sikre høy kvalitet og ivareta fellesskapets interesser på best mulig måte.

Husk at vi alltid er der for dere. Vi vil aktivt veilede og bistå, og vi er klare til å hjelpe dere med alle utfordringene dere måtte ha med styrearbeidet eller driften av boligselskapet deres.